新技術がもたらす税務と会計の大変化 AI・RPAの先にあるもの

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Q15:当社は内部の仕事に携われる人数が2名しかいません。どうすれば良いでしょうか?

A:2名おられたら優秀です。ついでに1名しかおられない場合も考えてみました。

 

1、2名体制

 2名の事務員さんで分担してもらうとともに、社長さんも1枚加わっていただくことになります。これまで任せっぱなしであったのが欠点でした。営業でご多忙なのはわかりますがオーナーであるのでご自分の会社ですから役目を負うことが必要とお考え下さい。

 

・事務員Aのすること(一定額の承認・小口の保管)

一定枠内での仕入発注と受取、仕入納品書の確認、在庫品の数量管理、人件費の計算と給与支払表の作成、小口現金の保管と支払、売上代金の受取

 

・事務員Bのすること記録がメイン

売上納品書の作成(承認はオーナー)、売掛帳への入金記帳消込 小口現金出納帳の記帳、仕訳帳と総勘定元帳の記帳と報告、在庫出入帳の記帳、仕入分の返品

 

・オーナーのすること大口現預金の保管、大口の承認決裁、売上入金の異常チェック その他例外管理

売上納品書の承認、預金の内容確認と保管、仕入代金支払、その他大口(資産購入など)の支払、給与の支払、売掛金の滞留分のチェックと貸倒の判断、

 

 ポイントは大口と小口を分けてリスク分散するとともに権限を委譲しています。従業員Bは記録担当で在庫や現預金などの現物には触れません。売上系統と仕入系統を同一人がしません。仕入分の受取と返品は同一人にさせません。別の人にしなければ横流しのリスクがあります。

 

2、1名体制

 事務員さんが一人ですからオーナー社長は負担が増えます。世間には1名の従業員さんが社長のご家族である場合が多いですが、この例では「赤の他人」を想定します。また人数が少ないですからできる限り「仕事減らし」を常に考えなければなりません。

 

3、仕事減らし

 

その1:2名体制では小口現金の管理を事務員さんにさせていましたが、小口現金を廃止し、会社から現金をなくします。社長が立替払いします。月末に精算します。

 

その2:仕訳帳と総勘定元帳に作成と報告は顧問の税理士事務所に委託されてはいかがでしょうか。受けない会計事務所もありますが記帳代行業者を税理士事務所に紹介してもらいます。税理士事務所を経由するのは業者の力量が素人では判断できないのと、誤りがあった場合に税理士に紹介責任を負ってもらうことが伏線にあります。そのため税理士の最終チェックは責任が伴うゆえに厳しくなります。会計帳簿の品質は維持できます。記帳代行業者や税理士への支払は増加しますが社保料などの間接人件費の負担がないためコストカットにはなります。

 

<仕事減らし後の分担>

・オーナーのすること・・1のオーナー業務に加えて事務員Aがしていた在庫品の数量管理が加わります。

・事務員のすること・・1で事務員A、Bがしていた業務から仕事減らしで省いた仕事以外を行います。

 

補足説明

 上記には貴社の株式は含まれていませんが、この点は非常に重要です。いまどきは株券を発行しておられる会社は少ないかと思いますが、古い会社では当時の定款の定めで株券があります。これを不発行にするように定款変更をされないと危険です。過半数の株券を持って行かれて「善意の第三者」の手に渡ると経営権に影響が出ます。三分の二以上を持って行かれますと特別決議ができますので経営権はなくなります。意のままにされます。株券の保管や議事録の作成・保管も社長がしないと会社運営の基礎が揺るぎます。

 

<次回予告>

 事務にコンピュータを使用していない会社はありません。サーバーを使用している場合はサーバーへのアクセス権をどこまで下におろすかなどの問題に触れます。

- | 08:58 | pookmark

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