新技術がもたらす税務と会計の大変化 AI・RPAの先にあるもの

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Q16:コンピュータを使用する場合、仮装隠蔽が内部で起こらない対応策を教えて下さい

A:大事な点は、誰にどこまでのアクセス権を与えるかです。アクセス権を与えることは仕事の3分割(承認・記録・保管)の承認と記録の双方を許すことになります。例ですが、インターネットバンクの預金に誰でもがアクセスできることをイメージしてください。この場合は保管も許します。

 

1、情報倉庫と預金

 情報倉庫とはサーバーのことを言い替えました。ここには会社の得意先や仕入先名簿、取引記録、給与や考査など人事記録、商品のコードと有高の記録などが収納されています。ここにアクセスしてデータ入力することは同時にデータを抜き取ることも可能になります。責任と権限ある人しかアクセスできないことが重要です。

 

2、ログインパスワードや取引パスワードを管理する。

 アクセス権とはパスワード(以下PWと書きます)を知っていることです。社内の誰に、どのデータについてのPWを開示するか決めなければなりません。ヴァージョンアップの担当も決めたら良いでしょう。

 

3、追跡や裏づけ確認

 これができる道を知り、この機密は特定者にしか知らせてはいけません。会社のネットワークには「ログ」が残りますから誰がどのデータにアクセスしたかを調べることができます。調べることができる人物が不正を働くのであれば鍵がかかっていないと同じです。データの書込みや抜き取り、ダミーデータの書込などに要注意です。

 

 

補足説明:

 サーバーがある場合には従業員各自のデスク上のワークステーション(以下PC)にも目配りが必要です。サーバーを設置していない会社でもサーバー代わりのメインPCが代わりの役割をします。

 従業員さんに仕事をしてもらうためにはPCをあてがうのですが、そのPCからどのデータにアクセスできるかは制限されなければ危険です。

 しかしインターネットは制限すると仕事にならない場合があります。例を会計事務所にとりますと国税庁のホームページで規定の確認をしたり府や市の地方税の税率を確認するためにはインターネットは末端の臨時雇用の従業員さんにも必要です。

 従業員さんが業務時間中にデスクで何を見ているか分かりません。業務時間中に仕事しているふりをして転職サイトや趣味のサイト、旅行のサイトなどを見ていることが想定できます。

 このような場合に備えて各従業員のPCに「何時にどのようなサイトを見ていたか」が分かるアプリケ―ションがありますからこれをインストールしておき、執務時間中に何を見ていたかをTOPはチェックすることも必要です。

 勤務中によろしくないサイトをどれだけの時間みていたかがわかれば本人改めるように伝えます。さもないとシワ寄せは残業時間の増加として現れます。ここが現場作業でなく事務仕事の難しいところです。

 税務調査では調査官はPCを見ますから、ここに誤ったデータが誰かの手で書き込まれていて(在庫数量の改ざん)それが原因で重加算税がかけられたのではたまったものではありません。

 

<次回予告>

 情報の保護のためには「こうすれば、こうなる」との想定のもとで不正が起こらないように、起こっても対処できる方法に関して見てゆきます

 

 

- | 08:15 | pookmark

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