新技術がもたらす税務と会計の大変化 AI・RPAの先にあるもの

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Q17:情報保護のために更に注意する点について知りたいです

A:知っていることを書かせていただきます。

 但し私はコンピュータや情報の専門家ではありませんの税務や会計に携わるに際して必要な事柄しか分かりません。米国で情報詐欺防止のセミナーで少し知識を仕入れただけで、弊所にて過去に失敗した際に、その都度身に着けた知識ですので古いかもしれませんのでその点はご容赦ください。

 

 クライアントでも問題が起こりそうな場合には「その筋の専門家」に依頼されることを強くお勧めしています。

 

1、社内の意識環境を整える

 どういうことかと申しますと、「誰かが見ている」との意識がみなぎっていることで不正を働く動機がストップする効果が狙いです。

 定期的に社長や社長の委任を受けた専門家がPCやサーバーのデータ点検をしている、これだけでも効果はあります。

 当所での事例ですが漏洩などの事故があった場合はPC等の筐体をサルベージ会社に送って不正の有無を検査してもらいました。このように原因追及を徹底的に行うことが次の問題の発生の抑止になります。わが国では「犯人捜しは止めましょう」との組織風土があるようですが、このようなヌルイ会社は「集団無責任体制」化し事故が起こります。信賞必罰の凄味のある会社でなければ同じことが起こります。

 

2、具体的な措置

 オカシイと思った場合は本人がいない時間に

・PCをシャットダウンする前に使用していたファイルが分かりますからココが端緒になります。

・メールの送受信記録が完全に削除されていてもメーラー上では残っている場合がありますから専門業者に助けてもらって事実を把握できます。

・データがUSBなどへコピーされているばあいはデータ名の後の拡張子が変化していますので判断できます。専門業者に来てもらっても可能です。

・疑わしい従業員さんのoutlook expressのアドレス帳に、ありえないアドレスが載っている場合もあります。疑わしいばあいは放置してはなりません。

・削除されていてもGO Backやゴミ箱からアン・デリートで復活できる場合もあります。

・大きな組織ではPCなどがある執務室への「入退室管理」が徹底されていますが小企業では不可能ですがPCを勝手に操作できないルールは設けることが可能でしょう。

 

3、その他補完的な対処法

・事務作業の流れを「見える化」する。フローチヤートにしておけば税務調査でも有用です。調査官に渡せば調査時間の短縮にもなります。

データ上の結果と実在する現物の突合は必須です。未承認の仕入れから在庫横流し、預金の不正引き出し、古いが値打ちのある機械装置などの勝手な売却、架空の従業員に源泉徴収して納付したため存在がないことが発覚したケースがあります。

ルーチン事務はRPA(ロボットにさせる)ように勉強すること。キーボードのみの操作でロボット作りに挑戦しましょう。ロボットはエラーはしますがソコを教えることで改良され、その後は忠実に仕事します。不正はしません、できません。工程が削減できるメリットも生まれます。ロボットへの切り替えがウマくゆかなかっても失うものはありません。ウマくゆかないことが資産です。ロボット化は手順の短縮化、見える化、標準化に役立ちます。

 

補足説明:

 前例踏襲では時代に置いてゆかれるだけです。RPAでも触れましたが単純化、明確化の努力をして失うものはなく、得るものの方が多いです(失敗例も含め)。同じところに居ては船に付着物が付くように「無駄仕事」がはびこり推進力がそがれます。

 

 仮装隠蔽を防止するには、たとえPC化が進んでも、全体を見ることが大事です。すなわち予算を作成して実際との差異を発見する、比率分析をして自社のトレンドを把握する、とともに異常な値が出ていないか見る。時には仕訳帳を「流して読むこと」で異常な取引を発見出来るのは自社の全体を知る社長こそが可能なことです。

 

<次回予告>

 仮装隠蔽関係は「節分」の本日で終了とさせていただき、「立春」の明日以降は「新技術がもたらす税務と会計の大変化」のタイトルのもと、新規の内容になります。なお情報整理のため少し時間を戴く場合がありますのでご理解ください。

 

 

 

 

- | 08:40 | pookmark

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